「たすくま」をはじめて約1ヶ月。気に入った点は?手帳との住み分けは?

3600円もするタスク管理アプリ「たすくま」を使い始めて、約1ヶ月。

まだ使っています。

私にしては、続いているほう!

これまでのタスク管理は、手帳のみ。

これは、上阪徹さんというブックライターの先生が「時間割のように、1時間ごとにやるべき仕事を書き出している」と教えてくださったことがきっかけ。
アポがない週は、事務所にこもって作業をすることが多いので
いかに時間を区切るかが、仕事の進み具合に影響してくるのです。
私の場合、バーチカルの手帳に書いていました。
もう、この習慣は1年くらい続いています。
フリクションのブルーブラック色で、1時間ごとにすべきことを書いています。
右側には、タスクを箇条書きに。
書式にこだわらず、日ごとだったり、その週にしなくてはいけないことだったりを書いています。
一方、外出する予定、納期は普通のボールペンで書きます。
(経験ありませんが)うっかり熱を加えてしまい、消えてしまうといけないので・・・。
手帳には振り返りを記入するスペースがないので、
本当はどのくらいかかったかは、記録がないままでした。
たまに、スケジュールが大幅にずれると
消して書き直すことも。面倒なので書き直さないこともあったり・・・でした。
というレベルのスケジュール管理をしていた私ですが、
1ヶ月使ってみて、気に入った点を5つ紹介します。

【POINT1】タスク名のほかに、プロジェクトを設定できるのが便利!

いつも大小合わせて同時に10案件ほどに関わっているのですが

タスク名の欄に案件名を書くと、具体的なタスクを書くスペースがなくなってしまいそうなのです。

「たすくま」にはプロジェクトという欄があるので、

そこに案件名を書くことができて、

具体的なタスクを書くスペースを確保できます。

【POINT2】見積もり時間と実際かかった時間を計測できる。

「この仕事はこのくらいで終わるかな」と甘い見積もりで仕事をしがちです。

自営業ゆえに、スケジュール管理は死活問題。

同業の先輩のなかで、実際にかかった時間をすべて計測しているという方がいて、

「やってみたいなあ」と思いつつ、面倒くさくて、現実も見たくなくて、やっていませんでした。

「たすくま」なら、見積もり時間と実際かかった時間、両方を記録できます。

【POINT3】タスク終了後に、それぞれのタスクについて状況を記すことができる。

タスク終了後にメモ欄も出てくるので、そのときの状況を書いています。

「思ったより時間がかかった」「作業が多かった」と感想を書くこともあれば

「この時間には電話対応もした」など、なぜ時間がかかってしまったか理由を書くことも。

(まだ振り返っていませんが)

振り返りをするときに必要となるかもしれません。

【POINT4】Apple Watch Series3にも通知してもらえる

Apple Watch Series3には「たすくま」アプリはないのですが、

「●●の時間!」「もう終わりましたか?」と通知が来て教えてくれます。

見積もり時間より過ぎてしまったことを気づかせてくれたときは、焦ります!

全然タスクが終わっていないときは、

「わかってるよ!うるさいな!終わんないんだよ!」と、

八つ当たりしたくなることあります。

【POINT5】手帳でのタスク管理との住み分けは?

「たすくま」をはじめて、手帳に書く習慣はどうしようかな、と思っていたのですが
役割が違うことに気づきました。
まずは手帳をつかって、俯瞰しながらざっくりスケジュールを作ります。
そこから細かく「たすくま」に落とし込むことにしました。
「たすくま」は、入力することが面倒だったり、外出続きだと
使わないこともあって、保存という意味では向いていないと思ったのです。
手帳は、アポの予定や納品の締め切りも書いてあるので、必ず毎日見ます。
そこに(たとえその通りに進まなくても)タスクが書いてあるのは
のちのち「あの仕事、けっこう作業日数かかったなあ」などと振り返るときに必要なのです。
そう考えると、私にとって「たすくま」というのはToDo管理というより、タスク催促・管理なのかもしれません。
これからも、「たすくま」に催促してもらいます!
ということで、果たしていつまで続くのか。
時間の見積もりが甘いという弱点は克服できるのか。
また報告します!
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